为加强beat365英国正版唯一网址教育发展基金会(以下简称:基金会)档案管理,有效保护和利用基金会档案,根据《中华人民共和国档案法》并参照《beat365英国正版唯一网址档案管理办法》等有关规定,结合学校实际,制定本办法。
第一章 归档范围
第一条 凡是反映基金会重要工作、具有查考利用价值的文件材料(公文、传真、图表、名录、电子文件、书信、报刊、录音、录像等)均列入归档范围。主要包括:
1、基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;
2、基金会理事会组成的文件材料;
3、基金会制度体系、会议纪要、内部发文(包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等);
4、基金会有效证照、证件、印章;
5、基金会重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等;
6、捐赠方面的文件材料(含捐赠协议、清单、联系函件、重要实物及影像资料等);
7、基金会获得的省部级及以上社会荣誉资料;
8、其他。
第二章 立卷归档要求
第二条 基金会设专人负责各类档案收集、整理、立卷、归档、移交工作。
1、归档的文件材料应收集齐全完整。
2、归档文件材料所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。
3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正文与附件、正本与定稿(包括重要文件的历次修改稿)、请示与批复、转发文件与被转发文、原件与复制件、多种语言文字形成的同一文件应为一件,不得分开。按正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;批复在前,请示在后 ;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同语言文字的文本,无特殊规定的,中文文本在前,其他文字文本在后;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
4、卷内文件材料应以件为单位编制页码。页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
5、按各类档案资料的保密级别、保存期限,案卷须以规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的标题不得随意更改和简化;没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加“[ ]”没有责任者,年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内。
6、声像材料应以张为单位进行文字说明。文字说明应齐全,要充分说明时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素,确切反映照片内容。
第三条 基金会相关财务档案按学校规定办理。
第四条 基金会完成档案立卷后,由基金会秘书处统一移交学校档案馆(校史馆)。
第三章 档案保管期限
第五条 档案的保管期限定为永久、定期(30年和10年)。
第六条 确定档案保管期限的原则。
1、凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的,对基金会工作有长远利用价值的档案,列为永久保管。
2、凡是反映基金会一般活动,在一定时期内对基金会工作有查考利用价值的文件材料,列为定期保管。
第七条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级由学校保密办确定。
第八条 密级档案只许在档案室翻阅,不许带离本室;有密级档案复制时,需经负责人及分管领导批准。
第九条 对已到保密期限的档案要请分管领导和负责人鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
第四章 档案的借阅
第十条 因工作需要借阅基金会档案需到档案馆办理借阅手续,参照《beat365英国正版唯一网址档案馆档案借阅利用制度》执行。
第五章 电脑存储管理
第十一条 办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放基金会相关的文件、资料,在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹,使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
第十二条 基金会综合事务办公室定期对所保存的档案进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第十三条 档案鉴定工作由基金会负责人主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第十四条 档案材料鉴定小组审定,并经分管领导批准后,方可销毁。
第十五条 销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第六章 附 则
第十六条 本办法未涉及的特殊情况,另行确定。
第十七条 本办法自通过之日起施行,由基金会秘书处负责解释。